Zatrudnianie obcokrajowców, tajemnica przedsiębiorstwa – Przegląd Prawa Pracy z września 2025 r.
ZATRUDNIANIE OBCOKRAJOWCÓW W POLSCE
W ostatnich latach rynek pracy w Polsce coraz mocniej otwiera się na pracowników z zagranicy. Według danych Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej, liczba cudzoziemców zatrudnionych w naszym kraju stale rośnie, a przedsiębiorcy coraz częściej sięgają po specjalistów i pracowników fizycznych z różnych stron świata. Wiele firm, w tym m.in. z branży produkcyjnej, usługowej, w tym targowej, zatrudnia cudzoziemców bezpośrednio, bądź też w ramach umowy zawartej z agencją pracy tymczasowej, albo w ramach outsourcingu pracowniczego. Proces zatrudnienia obcokrajowca wiąże się jednak z szeregiem wymogów prawnych, o których warto pamiętać. Niezależnie od wybranej formy współpracy z obcokrajowcem, należy zatem zadbać o to, aby praca ta była powierzana legalnie.
1. ZASADY OGÓLNE
I.1. Legalność pobytu i pracy
Podstawowym obowiązkiem pracodawcy jest upewnienie się, że cudzoziemiec przebywa w Polsce legalnie i posiada odpowiednie uprawnienia do wykonywania pracy. Kluczowe dokumenty to:
- wiza z prawem do pracy,
- zezwolenie na pobyt czasowy i pracę (tzw. jednolite),
- zezwolenie na pracę wydawane przez wojewodę,
- oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi złożone w powiatowym urzędzie pracy.
Niektóre grupy, np. obywatele Ukrainy, Białorusi, Mołdawii czy Gruzji, mogą podejmować pracę w uproszczonej procedurze oświadczeniowej.
I.2. Rodzaje zezwoleń na pracę
Prawo przewiduje kilka typów zezwoleń, m.in.:
- typ A – gdy cudzoziemiec pracuje na podstawie umowy w firmie mającej siedzibę w Polsce,
- typ B – dla osób pełniących funkcje w zarządzie spółki,
- typ C, D i E – w przypadku delegowania pracowników z zagranicy.
Każde zezwolenie określa pracodawcę, stanowisko i warunki zatrudnienia. Zmiana pracodawcy czy stanowiska wymaga uzyskania nowego dokumentu.
II.3. Umowa i prawa pracownika
Obcokrajowiec zatrudniony w Polsce ma takie same prawa jak pracownik polski. Pracodawca musi zapewnić mu umowę w formie pisemnej, tłumaczenie jej treści na język zrozumiały dla cudzoziemca oraz wynagrodzenie nie niższe niż minimalne.
II.4. Obowiązki pracodawcy
Pracodawca odpowiada za:
- zgłoszenie cudzoziemca do ubezpieczeń społecznych w ZUS,
- zapewnienie warunków pracy zgodnych z przepisami,
- przechowywanie kopii dokumentów potwierdzających legalny pobyt i pracę.
Niedopełnienie tych obowiązków może skutkować wysokimi karami finansowymi.
WAŻNE:
Praktyka pokazuje, że największe trudności pojawiają się przy przedłużaniu zezwoleń na pracę, gdy procedury administracyjne trwają wiele miesięcy. Równie ważne jest unikanie tzw. „fikcyjnego zatrudnienia”, które grozi odpowiedzialnością zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika.
II. NOWE ZASADY ZATRUDNIANIA CUDZOZIEMCÓW OD 1 CZERWCA 2025 R.
Od 1 czerwca 2025 roku w Polsce obowiązują nowe przepisy uregulowane przede wszystkim ustawą z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom (Dz.U. poz. 621) oraz ustawą o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz.U. poz. 620). Zmiany dotyczą zarówno legalności pobytu, jak i warunków pracy, dokumentacji, obowiązków pracodawców, a także grup uprzywilejowanych, m.in. cudzoziemców z Ukrainy.
II.1. Cudzoziemcy z UE / EOG / Szwajcarii
Prawo unijne przewiduje swobodę przemieszczania się i podejmowania pracy przez obywateli UE / EOG / Szwajcarii, co w polskim ustawodawstwie oznacza, że:
- Obywatele tych krajów nie potrzebują zezwolenia na pracę ani oświadczenia o powierzeniu pracy (dla większości sytuacji).
- Mogą podejmować pracę na równi z obywatelami polskimi, podlegając przepisom Kodeksu pracy, podatków, składek ZUS itp.
- Jednakże osoby te muszą posiadać ważny dokument pobytowy – np. kartę pobytu (jeśli wymagane) albo inny dokument uprawniający do legalnego pobytu, jeśli planują pozostawać w Polsce przez dłuższy czas.
II.2. Cudzoziemcy spoza Unii Europejskiej
Dla osób spoza UE / EOG zmiany są bardziej rozległe i istotne.
Podstawowe reguły:
Cudzoziemcy spoza UE mogą pracować w Polsce legalnie tylko jeśli:
- Mają ważny dokument pobytowy (np. wiza, zezwolenie na pobyt czasowy, karta pobytu) który daje prawo do przebywania na terenie Polski;
- Jeżeli prawo pracy/wykonywanie pracy tego wymaga – muszą mieć zezwolenie na pracę albo zezwolenie na pobyt czasowy i pracę („zezwolenie jednolite”). W pewnych sytuacjach istnieją uproszczenia / zwolnienia.
- Umowa o pracę (lub inny stosowny dokument) musi być zawarta przed rozpoczęciem pracy, najlepiej na piśmie i w zakresach / warunkach określonych w zezwoleniu, jeśli taki obowiązek istnieje. Zmiany stanowiska, obowiązków, czasu pracy itp. mogą wymagać aktualizacji zezwolenia.
Uproszczenia i wyjątki:
- Obywatele Ukrainy: osoby objęte ochroną czasową (ze względu na działania wojenne od 24 lutego 2022r.), wjechali i mają legalny pobyt do 30 września 2025 r., mogą pracować na podstawie powiadomienia o powierzeniu pracy (bez oświadczenia czy zezwolenia na pracę w standardowej formie).
UWAGA:
W związku z uprzednim vetem Prezydenta RP do przyjętej przez Sejm i Senat ustawy o zmianie ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa oraz niektórych innych ustaw Sejm wprowadza przedłużenie tymczasowej ochrony dla obywateli Ukrainy do 4 marca 2026 r., co umożliwili pracodawcom kontynuację ich legalnego zatrudnienia. Data 4 marca 2026r. wynika z decyzji wykonawczej Rady (UE) 2024/1836 z 25 czerwca 2024r. w sprawie przedłużenia tymczasowej ochrony wprowadzonej decyzją wykonawczą (UE) 2022/382.
- Odciążone procedury dla niektórych grup – na przykład, gdy cudzoziemiec ma zezwolenie jednolite (pozwalające zarówno pobyt czasowy, jak i pracę) – procedura jest bardziej zintegrowana.
Nowe regulacje od 1 czerwca 2025
Kilka kluczowych zmian, które weszły w życie 1 czerwca:
- Pełna elektronizacja dokumentów: wszystkie oświadczenia, wnioski o wydanie zezwolenia na pracę sezonową i inne dokumenty z zakresu zatrudniania cudzoziemców muszą być składane elektronicznie przez portal praca.gov.pl. Dokumenty złożone w formie papierowej lub w inny sposób będą pozostawiane bez rozpoznania.
- Zniesienie testu rynku pracy / informacji starosty w wielu przypadkach: wcześniej wymagana była opinia starosty, że na dane stanowisko nie ma odpowiednich kandydatów wśród bezrobotnych. Od 1 czerwca to się zmienia – w większości przypadków nie trzeba już tej opinii.
- Rozszerzenie katalogu powodów odmowy wszczęcia postępowania w sprawie zezwolenia na pobyt czasowy i pracę. Przepisy zawierają teraz więcej sytuacji, w których urząd może odmówić wszczęcia procedury, m.in. jeśli cudzoziemiec przebywa na podstawie wizy wydanej przez inne państwo Schengen (np. tranzyt, wizy turystyczne, wizy kulturowe, edukacyjne, szkoleniowe itp.).
- Obowiązki informacyjne dla pracodawcy
a) Pracodawca wymieniony w zezwoleniu na pobyt czasowy i pracę musi powiadomić wojewodę w terminie 15 dni, jeśli cudzoziemiec u niego przestał pracować, albo nastąpiła zmiana warunków wymagających aktualizacji zezwolenia (np. zmiana stanowiska, pracodawcy itp.).
b) W przypadku oświadczeń o powierzeniu pracy – pracodawca ma nowe terminy informowania urzędu: np. do 7 dni od rozpoczęcia pracy o fakcie podjęcia pracy, albo do 14 dni, jeśli cudzoziemiec nie podejmie pracy. Brak takiego zgłoszenia powoduje, że oświadczenie zostaje unieważnione z mocy prawa. - Brak uznawania wiz z innych państw Schengen jako podstawy do legalnej pracy lub do wniosków o pobyt czasowy i pracę – w większości przypadków. Osoby, które mają wizę wydaną przez inne państwo Schengen i chcą pracować w Polsce, nie będą mogły używać tej wizy jako podstawy do pracy.
- Zaostrzenie kar za nielegalne zatrudnienie – zarówno dla pracodawcy, jak i dla cudzoziemca. Działania takie jak zatrudnienie bez zezwolenia, wykonywanie pracy na innych warunkach niż w zezwoleniu lub zatrudnianie na podstawie dokumentów, które nie uprawniają do pracy, mogą prowadzić do wysokich kar.
II. 3. Znaczenie nowych regulacji od 1 czerwca 2025 r.
Nowe przepisy od 1 czerwca 2025 r. mają na celu:
- zwiększenie przejrzystości i legalności zatrudnienia cudzoziemców,
- ograniczenie nadużyć (np. używania wiz Schengen jako furtki do pracy w Polsce),
- uproszczenie procedur w niektórych przypadkach,
- zaostrzenie odpowiedzialności i kar za nielegalne działania.
Dla pracodawców oznacza to konieczność aktualizacji wewnętrznych procedur, uwzględnienia nowych obowiązków informacyjnych i technicznych, jak również większej ostrożności przy zatrudnianiu osób spoza UE. Dla cudzoziemców – świadomości, że nie każdy tytuł pobytowy daje prawo do pracy i że warunki pracy muszą być zgodne z zezwoleniem lub powiadomieniem.
III. PRAKTYCZNA CHECK – LISTA ZATRUDNIANIA CUDZOZIEMCÓW W POLSCE
III.1. Ustalenie statusu pracownika
- Zweryfikowanie, czy kandydat jest obywatelem UE/EOG/Szwajcarii – jeśli tak, nie potrzebuje zezwolenia na pracę, ale musi przebywać legalnie w Polsce.
- Jeśli pochodzi spoza UE, należy przejść do punktu 2.
III. 2. Zweryfikowanie legalności pobytu
- Sprawdzenie dokumentów cudzoziemca: wiza, karta pobytu, zezwolenie jednolite, status ochrony czasowej (np. obywatel Ukrainy).
- UWAGA: od 1 czerwca 2025 r. wizy wydane przez inne państwa Schengen nie uprawniają do pracy ani do wnioskowania o zezwolenie na pobyt i pracę w Polsce.
III. 3. Określenie podstawy zatrudnienia
- Dla obywateli wybranych państw (Ukraina, Białoruś, Mołdawia, Gruzja, Armenia) – możliwe jest powiadomienie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi w urzędzie pracy.
- W innych przypadkach – wymagane może być:
- zezwolenie na pracę (typ A, B, C itd.), albo
- zezwolenie na pobyt czasowy i pracę (tzw. jednolite).
- UWAGA: Od czerwca 2025 r. nie trzeba już dołączać testu rynku pracy (informacji starosty) w większości przypadków.
III. 4. Złożenie elektronicznie wymaganych dokumentów
- Wszystkie oświadczenia, wnioski o zezwolenia, dokumenty – należy składać wyłącznie online przez portal praca.gov.pl.
- Dokumenty papierowe są pozostawiane bez rozpoznania.
III. 5. Zawarcie umowy
- Umowa musi być pisemna i zgodna z warunkami zezwolenia.
- Cudzoziemcowi należy doręczyć tłumaczenie umowy na język, który rozumie.
- Wynagrodzenie nie może być niższe niż minimalne obowiązujące w Polsce.
III. 6. Zgłoszenia i obowiązki informacyjne
- Pracownika należy zgłosić do ZUS w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy.
- Należy powiadomić urząd pracy:
- o rozpoczęciu pracy – do 7 dni,
- o niepodjęciu pracy – do 14 dni.
- Jeśli cudzoziemiec zakończy zatrudnienie – należy powiadomić wojewodę w ciągu 15 dni (w przypadku zezwolenia jednolitego).
III. 7. Wymóg prowadzenia i przechowywania dokumentacji
- Kopie dokumentów pobytowych i pracy należy przechowywać w aktach pracowniczych.
- Bezwględnie należy kontrolować terminy ważności dokumentów i zezwoleń.
WAŻNE:
Nie należy powierzać pracy cudzoziemcowi bez ważnego dokumentu pobytowego lub uprawnienia do pracy.
Zatrudnienie „na czarno” grozi bowiem wysokimi karami finansowymi i odpowiedzialnością karną.
TAJEMNICA PRZEDSIĘBIORSTWA
JAK SKUTECZNIE ZABEZPIECZAĆ KNOW-HOW PRZEDSIĘBIORSTWA?
Współczesny rynek opiera się na wiedzy, informacji i unikalnych rozwiązaniach. To one budują przewagę konkurencyjną przedsiębiorstw – często bardziej niż same zasoby materialne. Nic więc dziwnego, że pojęcie tajemnicy przedsiębiorstwa i związane z nią obowiązki stają się jednym z kluczowych tematów w relacjach między firmami a ich pracownikami czy kontrahentami. Firmy powinny również efektywnie zabezpieczać się przed odejściem kluczowych pracowników, bo to oni są właśnie nośnikami tajemnic przedsiębiorstw i know-how, które mogą następnie łatwo wdrożyć w innych firmach, niwelując przewagę konkurencyjną pierwotnego pracodawcy. Problem zatem – często nieuświadomiony – stanowi dla wielu przedsiębiorców skuteczne zabezpieczenie się przed powyższym sytuacjami, dlatego poniżej prezentujemy pewne rozwiązania, które pomagają w odpowiedzialnym zarządzaniu ryzykiem w tym zakresie.
I. Czym jest tajemnica przedsiębiorstwa?
Zgodnie z polskim prawem (ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji), tajemnicą przedsiębiorstwa są informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które:
- nie są powszechnie znane,
- są objęte odpowiednimi środkami ochrony,
- mają realne znaczenie dla pozycji firmy na rynku.
Mogą to być np. receptury, strategie sprzedażowe, modele biznesowe, know-how, kody programistyczne czy listy dostawców oraz klientów. Kluczowe jest jednak to, że przedsiębiorca musi aktywnie dbać o zachowanie poufności tych danych – czyli musi podejmować, widoczne wobec swoich pracowników i współpracowników, działania w celu ochrony tych danych. Jednym z przejawów takiego działania jest zawieranie umów NDA.
II. Obowiązek poufności a NDA
Najczęstszym narzędziem prawnym chroniącym tajemnice firmy jest umowa o zachowaniu poufności (NDA – Non-Disclosure Agreement). Jej celem jest zobowiązanie pracownika, współpracownika lub kontrahenta do nierozpowszechniania wrażliwych informacji.
WAŻNE:
- NDA dotyczy informacji, a nie działań (czyli nie dotyczy działalności konkurencyjnej).
- Nie ogranicza wolności zawodowej pracownika – po zakończeniu współpracy może on podjąć zatrudnienie u konkurencji, o ile nie ujawni lub nie wykorzysta poufnych danych byłego pracodawcy.
- Umowa może przewidywać kary umowne lub odszkodowanie za naruszenie poufności – przy czym wobec pracowników zatrudnionych na umowach o pracę tylko w zakresie działań po ustaniu stosunku pracy, gdyż w trakcie obowiązywania umowy o pracę pracownik podlega bardzo korzystnym dla niego regulacjom kodeksowym, które nie pozwalają na takie kary umowne lub zryczałtowane odszkodowania.
- Wobec pracowników będących zatrudnionych na umowach o pracę stosuje się zatem najczęściej dokumenty uświadamiające w zakresie odpowiedzialności cywilnej oraz nawet karnej za naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa połączone z karami umownymi obowiązującymi już po ustaniu stosunku pracy.
W praktyce NDA działa jak parasol ochronny – pozwala firmie skuteczniej egzekwować swoje prawa, a pracownikowi daje jasność, jakie dane są objęte tajemnicą.
Kluczowym jest przy tym zawieranie takich umów z podmiotami współpracującymi z firmą na zasadach kontraktów B2B, gdyż o ile pracownik zobowiązany jest do zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa również z mocy pracy, to współpracownik w ramach kontraktu B2B (formalnie zatem podmiot zewnętrzny, kontrahent, dostawca usług) zobowiązania w tym zakresie ma ograniczone w porównaniu do pracownika.
III. Zakaz działalności konkurencyjnej
Od obowiązku zachowania poufności trzeba odróżnić zakaz działalności konkurencyjnej. To znacznie dalej idące ograniczenie – dotyczy nie tylko przekazywania informacji, ale też samej aktywności zawodowej pracownika.
WAŻNE:
Zakaz konkurencji:
- może obowiązywać zarówno w trakcie zatrudnienia, jak i po jego zakończeniu,
- musi być ustanowiony w formie pisemnej,
- po ustaniu stosunku pracy wymaga ekwiwalentu finansowego dla pracownika (najczęściej co najmniej 25% wynagrodzenia otrzymywanego przed rozwiązaniem umowy).
Oznacza to, że pracownik nie może w tym czasie podjąć pracy w konkurencyjnej firmie ani prowadzić własnej działalności w tym samym obszarze. Zakaz konkurencji ma więc charakter ograniczenia wolności gospodarczej, dlatego ustawodawca powiązał go z obowiązkiem rekompensaty.
Należy też mieć na uwadze, że pracodawca w momencie zatrudnienia (kiedy najczęściej dochodzi do podpisywania umów o zakazie konkurencji) nie wie, czy będzie chciał z tego zakazu skorzystać, co ma wymierne dla niego przecież skutki finansowe, albowiem zaprzestanie wypłaty ekwiwalentu finansowego nie rozwiązuje umowy o zakazie konkurencji – pracownik tak długo, jak będzie powstrzymywał się od działalności zakazanej, będzie mógł żądać od pracodawcy stosownego odszkodowania (przez cały okres umowy). Odpowiednio skonstruowana umowa, w oparciu o aktualne orzecznictwo Sądu Najwyższego, pozwala zabezpieczyć się na taką sytuację i umożliwia pracodawcy rezygnację z tej umowy.
IV. Kary umowne
Zarówno w przypadku umów NDA, jak i umów o zakazie konkurencji kluczowym jest właściwe uregulowanie kar umownych. Jeżeli ich zabraknie, ochrona przedsiębiorcy będzie w większości przypadków iluzoryczna. Wynika to z faktu, że brak ustalonych umownie kar powoduje, że pracodawca musi wykazać w procesie sądowym praktycznie co do złotówki, jakie szkody poniósł przez to, że pracownik ujawnił tajemnicę przedsiębiorstwa lub rozpoczął działalność konkurencyjną. Innymi słowy trzeba wykazać, jakie straty lub utracone korzyści działanie to spowodowało – i nie będzie tutaj wystarczające oparcie się na własnych wyliczeniach, odczuciach czy szacunkach. Co do zasady konieczne będzie powołanie biegłego sądowego z odpowiedniej dziedziny, natomiast jeżeli nie będzie on w stanie ustalić rozmiarów szkód, bo będzie to fizycznie niewykonalne, niemożliwe do policzenia ze względu chociażby na wielkość rynku, na którym działa firma i różne zdarzenia wpływające na jej sytuację finansową, to przedsiębiorca proces taki przegra wobec niewykazania wysokości szkody.
Kolejną istotną kwestią jest właściwe sformułowanie zapisów o karach umownych. Bogate orzecznictwo sądowe wytyczyło pewne standardy i wskazania, jak należy takie kary zastrzegać, aby były skuteczne, tzn. aby sądy je akceptowały i zasądzały. Co więcej należy uważać na pułapkę tzw. zryczałtowanego odszkodowania. Jeżeli bowiem nie zamieścimy dodatkowych zapisów umownych, sama kara umowna np. na kwotę 10.000 PLN będzie stanowić zryczałtowane odszkodowanie, na które strony się umówiły, nawet jeżeli szkoda wyniosła dla przykładu 1.000.000 PLN. Dlatego kluczowe jest prowadzenie zapisów umożliwiających i ułatwiających dochodzenie w razie potrzeby odszkodowania przewyższającego wysokość zastrzeżonej kary umownej.
ZAPAMIĘTAJ!
Zarówno NDA, jak i zakaz konkurencji służą ochronie interesów przedsiębiorcy, ale różnią się zakresem i skutkami:
- NDA chroni informacje – skupia się na tym, by wiedza firmy nie trafiła w niepowołane ręce.
- Zakaz konkurencji chroni obszar działania – uniemożliwia pracownikowi wykorzystanie swojej pozycji i doświadczenia w podmiotach konkurencyjnych.
Warto przy tym pamiętać, że naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa, nawet bez podpisanej umowy, może skutkować odpowiedzialnością prawną – zarówno cywilną, jak i karną. NDA i zakaz konkurencji wzmacniają te mechanizmy, precyzując obowiązki stron, o ile są prawidłowo napisane i zawierają we właściwym zakresie poprawnie unormowane kary umowne.
W erze gospodarki cyfrowej, gdzie dane i know-how często stanowią najcenniejszy kapitał firmy, umiejętne rozróżnianie i stosowanie tych narzędzi to nie tylko kwestia prawa, ale i bezpieczeństwa biznesowego. Przedsiębiorcy powinni więc jasno komunikować pracownikom, czym jest tajemnica przedsiębiorstwa i jakie konsekwencje niesie jej naruszenie, a pracownicy i kontrahenci – świadomie podchodzić do podpisywanych umów, rozumiejąc różnicę między poufnością a zakazem konkurencji.
W przypadku potrzeby uzyskania konsultacji prawnych objętych powyższymi tematami, w tym pomocy przy konstruowaniu wzorców umów o zachowaniu poufności [NDA] lub o zakazie działalności konkurencyjnej, zachęcamy Państwa do kontaktu z naszą Kancelarią.
Autorzy:
Krzysztof Zieliński
Radca prawny
PARTNER ZARZĄDZAJĄCY
Emilia Bartkowiak
radca prawny
Przeczytaj inne artykuły
kontakt
ul. Polska 15, 60-595 Poznań
9:00-17:00 (pon-pt)
+48 61 27 87 595
office@zcplegal.pl
Zieliński i Partnerzy Kancelaria Radców Prawnych sp.p.
NIP: 7812006574
KRS: 0000830268
REGON: 385602019
Znajdź nas:
specjalizacje
Bieżące doradztwo prawne podmiotom gospodarczym
ZCP Legal&Tax © 2025 Wszystkie prawa zastrzeżone