Delegacja i oddelegowanie, delegacja po Brexicie, praca w soboty – Przegląd Prawa Pracy z maja 2025 r.
DELEGACJA a ODDELEGOWANIE
Podstawowa różnica między delegacją (zwaną inaczej podróżą służbową) a oddelegowaniem polega na charakterze zmiany miejsca wykonywania pracy w ramach każdej z tych instytucji. Delegacja ma charaktrer tymczasowego wyjazdu pracownika w celach służbowych, tymczasem oddelegowanie charakteryzuje się stałą/długotrwałą zmianą miejsca pracy, wymagającą zmiany w umowie o pracę. Zakład Ubezpieczeń Społecznych [ZUS] ma odmienne podejścia do tych dwóch pojęć.
DELEGACJA
W świetle art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy, pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową [podróż służbowa/delegacja].
Pracodawca, w umowie o pracę, określa m.in. miejsce lub miejsca wykonywania pracy [art. 29 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy]. Zatem jeśli pracownik, na polecenie pracodawcy, wyjeżdża poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałe miejsce wykonywania pracy, w celu wykonania określonych zadań służbowych krajowych bądź zagranicznych, to odbywa się to właśnie na zasadach delegacji. Pracownik jest wówczas uprawniony do żądania pokrycia przez pracodawcę kosztów związanych z podróżą służbową zgodnie z przepisami określonymi w przepisach prawa.
Należy podkreślić, że w tym przypadku w żadnym razie nie następuje zmiana miejsca wykonywania pracy, a jedynie pracodawca zleca pracownikowi odbycie wyjazdu służbowego.
W związku z poleceniem podróży służbowej/delegacji, pracownik wykonuje tymczasowo (krótkotrwale) obowiązki służbowe poza stałym swoim miejscem wykonywania pracy.
W praktyce zdarzają się sytuacje, w których podróż służbowa wydłuża się. Wprawdzie długość wyjazdu w przypadku delegacji/podróży służbowej nie jest precyzyjnie określona w przepisach, jednak zarówno w orzecznictwie, jak i w doktrynie przyjmuje się, że o delegacja nie powinna trwać dłużej niż 3 miesiące. Powyżej tego okresu zasadniczo przyjmuje się, że mamy do czynienia z oddelegowaniem pracownika. Takie założenie wynika z analogii do przepisu zawartego w art. 42 § 4 Kodeksu pracy, który pozwala na powierzenie pracownikowi w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy innej pracy niż określona w umowie o pracę na okres nieprzekraczający trzech miesięcy w roku kalendarzowym.
W orzecznictwie sądowym przeważa wykładnia przyjęta w uchwale składu siedmiu sędziów z dnia 19 listopada 2008 r., II PZP 11/08 (OSNP rok 2009, Nr 13-14, poz. 166), zgodnie z którą sformułowanie art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy wskazuje:
- na incydentalny, tymczasowy i krótkotrwały charakter podróży służbowej; uznanie, że w podróży można przebywać nieustannie jest sprzeczne z istotą instytucji podróży służbowej,
- że zadanie odbycia podróży służbowej nie zawsze musi wynikać z zajmowanego stanowiska lub rodzaju wykonywanej pracy. Zadanie to zamyka się w pewnych granicach przedmiotowych i czasowych, co nie wyczerpuje procesu pracy podporządkowanej świadczonej przez pracownika (wyrok SN z 11.4.2001 r., I PK 350/00, OSNP Nr 2/2003, poz. 36),
- że wykonywanie zadania polegającego na odbyciu podróży służbowej nie jest tym samym co wykonywanie pracy.
W przypadku polecenia podróży służbowej, pracownik jest uprawniony do otrzymania świadczeń określonych w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, tj. Dz U. z 2023 r. poz. 2190.
Mianowicie z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:
1) diety;
2) zwrot kosztów:
- a) przejazdów,
- b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
- c) noclegów,
- d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Pracodawca może wypłacić dietę z tytułu podróży zagranicznej w wysokości wskazanej w ww. rozporządzeniu, ale może także określić inną jej wysokość w układzie zbiorowym/ regulaminie o pracę/umowie o pracę z pracownikiem.
ODDELEGOWANIE
Oddelegowanie generalnie odnosi się do dłuższych wyjazdów pracownika. Kodeks pracy (poprzez definicję negatywną oddelegowania zawartą w art. 42 § 4 Kodeksu pracy) wiąże oddelegowanie pracownika ze zmianą jego miejsca świadczenia pracy, co może nastąpić w dwóch formach, tj. w drodze:
- porozumienia stron [także aneks do umowy o pracę]
lub
- wypowiedzenia zmieniającego.
W takim przypadku pracownik zmienia stałe miejsce wykonywania pracy na okres dłuższy (stały lub długotrwały), aniżeli miałoby to miejsce w przypadku delegacji.
STANOWISKO ZAKŁADU UBEZPIECZEŃ SPOŁECZNYCH [ZUS]
ZUS kontrolujący pracodawcę pod kątem delegowania pracownika do pracy (zwłaszcza za granicą), celem ustalenia rzeczywistego miejsca jego pracy, nie ogranicza się jedynie do ew. kontroli umowy o pracę, ale bardzo często żąda od kontrolowanego udzielenia obszernych wyjaśnień dotyczących okoliczności faktycznych związanych z wykonywaniem pracy przez pracownika, a także żąda zwykle dostarczenia kompletnych dokumentów delegacji. Samo niedostosowanie miejsca pracy określonego w umowie o pracę do rzeczywistego miejsca wykonywania pracy, nie oznacza automatycznego przyjęcia, że pracownik był w podróży służbowej.
W przypadku delegacji ZUS potwierdza, że pracownik podlega ubezpieczeniom w Polsce, nawet podczas delegacji za granicę, pod warunkiem spełnienia określonych kryteriów.
Odnośnie zaś oddelegowania, ZUS może wymagać zmiany w ubezpieczeniach, w zależności od tego, czy oddelegowanie wiąże się ze zmianą miejsca wykonywania pracy na stałe lub długotrwałe, oraz od tego, czy pracownik nadal jest zatrudniony w polskiej firmie.
WARTO ZAPAMIĘTAĆ
Delegacja ma charakter incydentalny, oddelegowanie zaś cechuje bardziej stała/trwała zmiana miejsca wykonywania pracy.
WARUNKI WYJAZDU/DELEGACJI DO ANGLII
Pomimo zakończenia okresu przejściowego między Wielką Brytanią [Anglia, UK] a Unią Europejską [UE], zasady delegowania do Anglii pracowników z UE zasadniczo się nie zmieniły. W szczególności możliwe było uzyskanie tzw. zaświadczenia A1 (wydawanego przez ZUS) w celu delegowania pracownika do Wielkiej Brytanii. Przed tzw. brexitem polscy pracownicy, po uzyskaniu zaświadczenia A1, podlegali ubezpieczeniom społecznym w Polsce. W okresie przejściowym, który zakończył się z dniem 31 grudnia 2020 r., w zakresie ustalania właściwego ustawodawstwa pomiędzy krajami UE (w tym Polską) a Wielką Brytanią obowiązywał taki sam stan prawny jak przed tym okresem.
Jednak od kwietnia 2025 roku Wielka Brytania rozszerzyła tzw. program ETA [elektronicznej autoryzacji podróży] na kolejne kraje, w tym również na Polskę. ETA (Electronic Travel Authorisation) to elektroniczne pozwolenie na wjazd do Wielkiej Brytanii wymagane od obywateli wybranych państw, od których nie żąda się wizy w celach turystycznych, biznesowych, tranzytowych lub odwiedzin.
Począwszy od 2 kwietnia 2025 roku Polacy planujący krótkie podróże do UK (do 6 miesięcy) w celach turystycznych, odwiedzin rodziny, niektórych spotkań biznesowych czy krótkich kursów, muszą zatem uzyskać ETA, stanowiącą cyfrowe zezwolenie na podróż. ETA zasadniczo nie uprawnia do podjęcia pracy na terenie Anglii.
ETA nie daje bowiem prawa do podjęcia pracy ani dłuższego pobytu, a uprawnia wyłącznie do krótkoterminowego wjazdu – maksymalnie na 6 miesięcy – w przypadku turystyki lub wizyt prywatnych lub do 3 miesięcy, jeśli dana osoba przekracza granicę w ramach umowy o mobilności biznesowej.
Wniosek o ETA składa się wyłącznie elektronicznie – online lub za pomocą aplikacji mobilnej ETA UK – za pomocą aplikacji mobilnej UK ETA app (dostępnej na systemy Android i iOS) lub przez stronę internetową rządu brytyjskiego: www.gov.uk/eta. Od 9 kwietnia 2025 roku za wydanie ETA pobierana jest opłata w wysokości 16 funtów. ETA jest ważna przez 2 lata lub do wygaśnięcia ważności paszportu, z którym została powiązana – w zależności od tego, co nastąpi wcześniej. W czasie obowiązywania ETA dozwolony jest wielokrotny wjazd do Wielkiej Brytanii, o ile cel podróży mieści się w ramach dozwolonych przepisów (tj. turystyka, odwiedziny, krótkoterminowy biznes, tranzyt).
WARTO ZAPAMIĘTAĆ
Planując wyjazd do Anglii w 2025 roku, należy pamiętać, że od czasu brexitu obowiązują nowe zasady wjazdu. Obywatele Polski muszą posiadać:
- ważny paszport [dowód osobisty nie jest już akceptowany],
- w zależności od celu i charakteru wyjazdu mogą być wymagane dodatkowe dokumenty, tj.:
- ETA (Electronic Travel Authorisation) – obowiązkowa od 2 kwietnia 2025 roku dla obywateli Polski podróżujących bez wizy w celach turystycznych, rodzinnych lub służbowych,
- wiza – w przypadku planowania pracy, nauki lub pobytu dłuższego niż 6 miesięcy (rodzaj dokumentu zależy od celu podróży),
- bilet powrotny lub uprawniający do dalszej podróży (może być wymagany przy odprawie lub kontroli granicznej),
- EKUZ (Europejską Kartę Ubezpieczenia Zdrowotnego);
- ubezpieczenie turystyczne i dokumenty potwierdzające cel podróży.
EKUZ jest nadal honorowana w Wielkiej Brytanii. W jej ramach można korzystać z niezbędnych świadczeń opieki zdrowotnej podczas tymczasowego pobytu na dotychczasowych zasadach (tj. sprzed brexitu), jednak należy pamiętać, że EKUZ uprawnia do korzystania wyłącznie z publicznej służby zdrowia (NHS) i obejmuje świadczenia niezbędne z medycznego punktu widzenia, umożliwiające kontynuowanie pobytu bez konieczności wcześniejszego powrotu do kraju. Zakres tych świadczeń jest określany przez lekarza w Wielkiej Brytanii. EKUZ w żadnym zakresie nie pokrywa kosztów leczenia w placówkach prywatnych, ani kosztów powrotu do kraju w razie choroby.
Szczegóły związane z uzyskaniem ETA dostępne są na rządowej stronie internetowej pod nw. linkiem:
PRACA W SOBOTY
Praca w soboty teoretycznie nie stoi w sprzeczności z przepisami Kodeksu pracy, warto jednak mieć na uwadze kilka poniższych kwestii.
W Polsce obowiązuje co do zasady 40-godzinny tydzień pracy.
Zgodnie z art. 129 § 1 Kodeksu pracy, czas pracy nie może przekraczać 8 h dziennie i przeciętnie 40 h w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy – w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy. Wyjątkiem jest równoważny system czasu pracy, system weekendowy, system pracy w ruchu ciągłym oraz system skróconego tygodnia pracy.
Standardowo praca wówczas odbywa się od poniedziałku do piątku, a sobota i niedziela są dniami wolnymi od pracy. W przypadku niedziel Kodeks pracy dokładnie określa branże, w których dozwolona jest praca w tym dniu. Natomiast kwestia pracy w sobotę nie została uregulowana prawnie. Oznacza to, że sobota może być normalnym dniem pracującym, jeśli wynika to z rozkładu czasu pracy i gdy zostanie zachowana zasada przeciętnie 5-dniowego i 40-godzinnego tygodnia pracy w danym okresie rozliczeniowym. W przeciwnym wypadku dochodzi do pracy w godzinach nadliczbowych.
Tworząc grafik pracy, można zaplanować pracownikowi pracującą sobotę w zamian za inny dzień wolny z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy. Dzień wolny musi zostać udzielony w obowiązującym okresie rozliczeniowym. Nie ma jednak znaczenia, w którym tygodniu nastąpi wyrównanie, jeśli wszystkie zasady Kodeksu pracy zostaną spełnione.
Firmy, które oferują swoje usługi przez co najmniej 6 dni w tygodniu, nie mają możliwości określenia stałego dnia wolnego dla wszystkich pracowników. Wówczas w regulaminie lub w umowach o pracę powinien znaleźć się zapis o indywidualnych rozkładach czasu pracy pracowników.
Inaczej sytuacja wygląda w przypadku stałego lub zaplanowanego już wcześniej rozkładu czasu pracy, w którym sobota jest dniem wolnym z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy. Wówczas, gdy sobota pracująca przypadła niespodziewanie np. ze względów szczególnych potrzeb pracodawcy – pracownikowi przysługuje inny dzień wolny do końca okresu rozliczeniowego, w terminie uzgodnionym z pracownikiem. Zgodnie bowiem z art. 151³ Kodeksu pracy pracownikowi, który wykonywał pracę w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, przysługuje w zamian inny dzień wolny od pracy udzielony pracownikowi do końca okresu rozliczeniowego, w terminie z nim uzgodnionym.
Praca w sobotę traktowana jest jako praca w godzinach nadliczbowych wyłącznie w sytuacjach, w których dochodzi do przekroczenia dobowej normy czasu pracy lub przeciętnie 40-godzinnego tygodnia pracy w okresie rozliczeniowym. Jeśli zatem pracodawca udzieli pracownikowi dnia wolnego w zamian za pracę w sobotę, nie stanowi to pracy w godzinach nadliczbowych.
WARTO ZAPAMIĘTAĆ
- Praca w sobotę jest dopuszczalna i może być całkowicie normalnym dniem pracy zgodnie z obowiązującym u danego pracodawcy grafikiem, o ile zachowana jest zasada 5-dniowego tygodnia pracy.
- Mimo, że przełożony nie może zmusić pracownika do pracy w sobotę, w szczególności gdy nie stanowi ona zwykłego dnia pracy zgodnie z obowiązującym u pracodawcy grafikiem, niewykonanie uzasadnionego polecenia może skutkować negatywnymi konsekwencjami – takimi jak upomnienie, nagana, a nawet zwolnienie dyscyplinarne.
- Trzeba bowiem mieć na uwadze, że nawet jeżeli sobota jest co do zasady dniem wolnym od pracy dla danego pracownika, pracodawca może zlecić pracę w ten dzień w wyjątkowych przypadkach. Dotyczy to przede wszystkim sytuacji:
- prowadzenia akcji ratowniczej dla ochrony życia, zdrowia lub mienia, oraz konieczności natychmiastowego usunięcia awarii uniemożliwiającej pracę firmy i zespołu;
- wystąpienie szczególnych potrzeb z perspektywy całego przedsiębiorstwa. Wspomniane szczególne sytuacje uznawane są za takowe tylko wtedy, gdy występują nagle i nie zostały w żaden sposób ujęte we wcześniejszym planie pracy oraz jeśli pracodawca poprze je prawdziwym i konkretnym wyjaśnieniem.
- Z drugiej strony pracownik może odmówić wykonywania takiego polecenia pracodawcy, jeśli:
- przekazane zadanie wychodzi poza zakres pełnionych regularnie obowiązków,
- stan zdrowia nie pozwala na przyjęcie dodatkowego zlecenia;
- pracownik poinformował przełożonego o swojej specyficznej sytuacji życiowej – jest nią np. wychowywanie chorego dziecka, uciążliwe dojazdy z innego regionu lub nauka w trybie zaocznym.
Jeśli któryś z tematów Państwa zainteresował i mieliby Państwo pytania na tym tle, w szczególności związane z bieżącą Państwa działalnością gospodarczą, serdecznie zachęcamy do kontaktu z naszą Kancelarią. Nasi prawnicy z przyjemnością udzielą Państwu kompleksowej pomocy prawnej.
Autorzy:
Krzysztof Zieliński
Radca prawny
PARTNER ZARZĄDZAJĄCY
Emilia Bartkowiak
radca prawny
Przeczytaj inne artykuły
kontakt
ul. Polska 15, 60-595 Poznań
9:00-17:00 (pon-pt)
+48 61 27 87 595
office@zcplegal.pl
Zieliński i Partnerzy Kancelaria Radców Prawnych sp.p.
NIP: 7812006574
KRS: 0000830268
REGON: 385602019
Znajdź nas:
specjalizacje
Bieżące doradztwo prawne podmiotom gospodarczym
ZCP Legal&Tax © 2025 Wszystkie prawa zastrzeżone